QES = Qualifizierte Elektronische Unterschrift

Created2021-08-09

Update2022-02-01

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Von den verschiedenen Arten der elektronischen Unterschriften betrachten wir hier die „QES = Qualifizierte Elektronische Unterschrift“. Bei der QES wird dem Dokument eine digitale Signatur hinzugefügt, die über verschiedene Werkzeuge wie z.B. den Acrobat Reader ausgelesen werden kann. Es zeigt den Namen des signierenden Nutzers sowie eine Bestätigung über die Gültigkeit der Signatur. Es bestätigt darüber hinaus die Integrität der Datei, so dass man Gewissheit darüber gewinnt, dass die Datei seit der Signatur nicht verändert worden ist.

Führen Sie folgende Schritte durch, um Teilnehmer dazu einzuladen, um eine QES oder FES = Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift zu erstellen:

1. Freischaltung des Nutzers

Lassen Sie den Workflow erzeugenden Nutzer von dem Administrator Ihrer Organisation unter Verwaltung/Nutzer für „Digitale Signaturen“ freischalten.

2. Erstellen des Workflows

Erstellen Sie einen neuen Workflow und beachten Sie, dass der letzte Schritt die „Elektronische Signatur“ sein muss, da das Dokument mit dem digitalem Siegel inhaltlich unveränderlich wird. Wollen Sie z.B. noch andere Schritte vorher ausführen und z.B. Inhalte befüllen lassen, so müssen Sie weitere Schritte der „Elektronischen Unterschrift“ als letzten Schritt voranstellen. Sie können beliebig viele Nutzer digital unterschreiben lassen.

Videolink zur Erstellung einer QES

3. Option Elektronische Unterschrift

Erstellen Sie einen neuen Workflow und wählen die Regel „Elektronische Signatur“ aus:

4. QES oder AES

Wählen Sie zwischen QES = Qualifizierte Elektronische Unterschrift oder AES (Advanced/ Fortgeschrittene Elektronische Signatur) aus.

5. Starten Sie den Workflow

6. Digital signieren

Der Empfänger erhält eine Workflow Einladung und sieht nachfolgenden Inhalt, um die digitale Signatur anbringen zu können.

7. Auswahl der E-Mail Adresse für die Signierung

Sie können im nachfolgenden Schritt die E-Mail Adresse überprüfen mit der Sie die digitale Signatur erstellen wollen. Falls Sie bereits ein Konto bei der durchführende Stelle, der Bundesdruckerei/ D-Trust (Dienstname: sign-me) besitzen, benutzen Sie bitte die entsprechende Mailadresse.

8. Optional: Neuregistrierung

Falls Sie noch kein Konto bei der Bundesdruckerei besitzen können Sie sich neu registrieren.

9. Identifizierung

Wenn Sie sich neu registrieren müssen stehen verschiedene Verfahren zur Identifizierung bereit. Die schnellste Möglichkeit wäre, einen Personalausweis mit digitaler Signierfunktion zu nutzen. In Verbindung mit einem NFC Leser, wie viele neue Smartphones bereits eingebaut haben, kann man sich innerhalb einer Minute identifizieren lassen und signieren.

Es stehen aber auch andere Verfahren wie das Videoident Verfahren zur Verfügung, bei der man lediglich eine Kamera an einem Smartphone oder Computer sowie einen Personalausweis bereithalten muss. Dieses Verfahrend dauert mit ca. 10-15min. etwas länger.

10. Digitale Signierung

Nach erfolgter Anmeldung bzw. Registrierung bei der Bundesdruckerei und deren „sign-me“ Dienst erfolgt im nächsten Schritt die eigentliche Signierung.

11. Sicherheitsüberprüfung per TAN bei QES

Wenn Sie per QES signieren möchten ist eine zusätzliche Prüfung per TAN Zusendung auf Ihre Mobilnummer notwendig. Bei der AES/ FES wird keine TAN gesendet.

12. Signierungsfreigabe

Bestätigen Sie die TAN und klicken im Anschluss auf „Signieren“.

13. Fertig abgeschlossene Signierung

Sie sehen in der Bestätigung, dass die digitale Signatur erfolgreich erstellt worden ist. Folgende Sie den Anweisungen im Prozess.

14. Zusendung und Speicherung des Dokuments

Das fertige Dokument wird den teilnehmenden Nutzers per Mail zugesendet. Sie können die digitale Signierung z.B. mit Programmen wie dem Acrobat Reader auslesen und prüfen.

Das Dokument darf nicht verändert werden, um die Integrität der digitalen Signatur zu erhalten.