Workflow mit URL oder QR Code starten

Ein Workflow kann über verschiedene Wege gestartet werden:

1. Erstellung und Zusendung einer ad-hoc Workflow Einladung
2. Starten eines Workflows von einem vorhandenen Workflow, der als Vorlage im Workflow Cockpit bereit gestellt wird
3. Eine URL Internet Adresse, die einen Workflow startet, kann im Intranet oder einer öffentlichen Webseite hinterlegt werden.
4. Ein QR Code wird auf einer Webseite, in einer E-Mail oder auf einem Ausdruck angebracht, der direkt einen Workflow aufrufen und starten kann

Wir betrachten hier den Start eines Workflows per URL oder QR Code.

Mit URL Internet Adresse starten

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Erstellen Sie ein neues Template
2. Aktivieren Sie die URL unter „Erweiterte Einstellungen“ unter dem Punkt „Erstellen Sie eine öffentliche Workflow-URL“.
3. Wählen Sie unter „Dokumente / Formulare“ eine Datei oder Formular aus.
4. Fügen Sie Teilnehmer dem Workflow zu. Für die meisten Anwendungsfälle ist es sinnvoll, im ersten Workflow Schritt den Platzhalter „Startender Benutzer“ hinzuzufügen, damit der Starter sinnvolle Angaben im Workflow vornehmen kann. Der Starter Platzhalter kann auch in späteren Schritten mehrmals erneut verwendet werden.

Mit QR Code starten

1. Führen Sie die oben genannten Schritte durch und wählen Sie „QR“ generieren.
2. Jetzt können Sie den QR Code aus dem Browser mit der rechten Maustase kopieren und diesen auf einer beliebigen Webseite platzieren, in einer E-Mail mitgeben oder auf Ausdrucken hinzufügen.
3. Benutzer können den QR Code dann mit der Kamerfunktion Ihres Handys fokussieren und erhalten die Option, direkt auf den Workflow Start zu gelangen angezeigt.

Voraussetzungen

Aktivierung der Funktion

Sie benötigen eine Ultimate Lizenz um die Funktion zu aktivieren

Aufruf eines URL oder QR Code Workflows

• Benutzer der eigenen oder verbundenen Organisationen benötigen mindestens eine Business Lizenz
• Benutzer einer externen Organisation oder noch nicht registrierte Nutzer benötigen keine Lizenz zum Aufruf der URL/ QR link basierten Workflows.

Testbeispiele

Um einen URL basierten Workflow zu testen, klicken Sie auf diesen Link zum Start

oder als QR Code