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Weblinks
Um Dateien oder Ordner mit Personen und Geschäftspartnern zu teilen stehen Ihnen Weblinks zur Verfügung. Sie können einen Weblink für eine Datei oder einen gesamten Ordner erstellen:
Über das Menü „My Private Cloud“ erhalten Sie eine Übersicht der Inhalte. Neben jedem Ordner oder Datei finden Sie einen Link, der ein Overlay aufruft über das Weblinks erstellt und bearbeitet werden können (siehe Screenshot):
Lebenszeit: Legen Sie die Laufzeit des Weblinks fest bis er gelöscht werden soll.
Kennwortschutz: Der Weblink kann nur mit einem Passwort aufgerufen werden.
Aktivitäts-Info: Sie erhalten eine Email, wenn der Inhalt des Weblinks das erste Mal abgerufen wurde.
Webaccess Limits: Je nach Lizenz bestehen Limits für das Arbeiten mit den Inhalten.
Max. Downloads: Sie können festlegen wie oft auf den Inhalt zugegriffen werden kann bis der Weblink gesperrt wird.
Zugriffsrechte: „nur Lesen“ = Nutzer kann die Inhalte nur lesen aber nicht verändern. „lesen und schreiben“ = Nutzer kann die Inhalte zusätzlich verändern oder neue hinzufügen. Mit entsprechender Lizenz können Office Dokument mit Microsoft Office 365 oder Collabora Office allein oder parallel mit anderen Nutzern bearbeitet werden. „lesen, schreiben und löschen“: Zusätzlich können Inhalte auch gelöscht werden.
Notiz für Ersteller: Diese Notiz kann nur der Ersteller einsehen.
E-Mail: Der Weblinks wird automatisch an sämtliche hier hinterlegte Mailadressen versendet, inklusive eines Passwortes falls selektiert. Wenn Sie keinen Empfänger eingeben kann der Weblink in die Zwischenablage kopiert werden und damit z.B. in einer eigenen Mail versendet werden.
Sprache: Sie können die Sprache für die Empfänger Email auswählen.
Alle Weblinks: Hier erhalten Sie eine Übersicht über sämtliche Weblinks, die Sie erstellt haben. Sie können nach verschiedenen Kriterien alleine oder in Kombination suchen und die Weblinks bearbeiten.
Admin: Unter dem Menüpunkt Verwaltung/Analyse/ Sicherheit/ Weblinks können Administratoren sämtliche Weblinks Ihrer Organisation einsehen und bearbeiten.
Interner Freigabeprozess: Es kann auf Ordnerebene festgelegt werden, das ein Weblink vor Erstellung intern freigegeben werden muss. Es kann weiterhin bestimmt werden, ob für einen Ordner oder Benutzer die Erstellung von Weblinks erlaubt ist. Sie finden diese Einstellung im oberen Bereich bei Aufruf des Weblink Menüs.
